O crescente aumento de e-commerce e delivery nos últimos anos vem exigindo dos condomínios aprimoramento na gestão de encomendas e correspondências.
O importante é ter regras claras por parte do condomínio, e colaboração de todos em seguir as normas.
O recebimento de encomendas e correspondências por parte de prepostos do condomínio, em nome dos condôminos ou do próprio condomínio, exige a adoção de logística compatível com a importância do ato.
Assim, é de fundamental importância que se estabeleçam regras por escrito no regimento interno do condomínio, fruto da participação e decisão dos condôminos em assembleia, para legitimar o procedimento a ser implementado.
- Distribuição das cartas comuns
Geralmente o correio entrega a correspondência de uma só vez, uma vez por dia, no condomínio. Em empreendimentos menores, é comum que a divisão e distribuição de cartas sejam feitas pelo zelador ou porteiro.
Estima-se que em um condomínio de pequeno porte essa tarefa tome cerca de uma a duas horas diárias do profissional.
Em condomínios maiores, geralmente as cartas comuns são destinadas aos escaninhos ou caixas de correspondência de cada unidade. Então, quando desejarem, os moradores podem ir ao local e retirar sua correspondência. - Cartas registradas, telegramas ou citação judicial
Caso a carta seja registrada, ou um telegrama ou citação judicial, o trâmite é diferente. O ideal é que o porteiro ou zelador protocole as correspondências desse tipo e que os moradores assinem ao receber o material.
A entrega deve ser feita em mãos – seja na unidade, na portaria ou na sala do zelador. Assim, fica mais fácil controlar o que foi entregue de mais importante, além de ser uma segurança a mais para os funcionários responsáveis.
Esse tipo de livro de controle e protocolo de recebimento pode ser facilmente encontrado em papelarias. - Extravio de correspondências: treinamento de funcionários
Deixar de receber uma carta por falta de atenção dos funcionários do condomínio é algo extremamente complicado. O normal é que isso aconteça no máximo duas vezes por ano, em um residencial de médio porte.
Se a situação começar a se tornar corriqueira, vale conversar com os funcionários da área e tentar descobrir se há algo de diferente acontecendo, ou se o volume de trabalho aumentou de repente. - Extravio de correspondências: implicações legais
Sempre que houver um extravio, o morador em questão deve registrar sua queixa no sistema ou livro de ocorrências, além de conversar com o zelador. Assim, ficam todos cientes do acontecido e providências podem ser tomadas para reverter a situação.
Vale lembrar que o condomínio, e por consequência, o síndico, é responsável pela entrega correta de correspondência aos moradores.
