TER UMA PAUTA OBJETIVA E MANTER UM CRONOGRAMA DE AG’S AJUDA A ENVOLVER MAIS OS CONDÔMINOS NAS TOMADAS DE DECISÕES

Não há dúvida de que as assembleias gerais são possivelmente os momentos mais importantes da vida em condomínio. Nelas que as decisões que afetam a vida e a rotina dos condôminos são tomadas, e ainda assim, fazer com que eles participem dos encontros é um desafio encarado por todo e qualquer síndico. A vida corrida, a falta de tempo ou o puro desinteresse costumam manter essas reuniões vazias, e o uso de procurações, permitido por lei, vira a voz dos proprietários na tomada de decisões. O processo democrático das assembleias acaba comprometido com esse recurso, e estimular a presença de todos nelas cabe apenas ao síndico.

Engajar e envolver os condôminos requer planejamento. O fato de algumas assembleias se estenderem por muito tempo por gerarem dúvidas, criarem polêmica ou abordarem temas demais de uma tacada só é uma das razões que afasta as pessoas. Fuja desse risco: todos os assuntos a serem tratados devem estar listados na pauta, que precisa ser objetiva. Estabelecer um limite, como abordar no máximo quatro temas a cada encontro, é um passo na direção certa para manter os participantes atentos e interessados.

Tirar proveito de recursos visuais para apresentar um assunto é outra tática que facilita aos condôminos visualizar o que está em discussão. Não precisa ser nada muito elaborado, mas recursos visuais são bem-vindos e auxiliam o síndico a manter o foco na pauta pré-determinada da assembleia.

O que nos leva a mais um ponto nevrálgico: o levantamento de outros assuntos durante a reunião pelos presentes, o que costuma tirar a assembleia dos trilhos pré-estabelecidos.

Quando isso acontece, uma AG que era para durar 30 minutos leva duas horas para acabar, o que desanima os condôminos a participarem das seguintes. Para que isso não ocorra, o síndico pode se comprometer a anotar e incluir os temas levantados na próxima assembleia.

Outra iniciativa que propicia o engajamento é manter um cronograma de AG’s, e avisar com bastante antecedência a todos em quais datas e horários elas serão realizadas. Assim cria-se a chance de as pessoas organizarem seu tempo e se planejarem para comparecer.

Por último, o ambiente em que as assembleias acontecem tem um papel fundamental no seu sucesso. Escolha um espaço arejado, bem iluminado e agradável, que propicie uma troca agregadora para a vida condominial e tenha um resultado que beneficie os envolvidos. Como participar das assembleias não é obrigatório por lei, qualquer esforço para que elas sejam frequentadas e tornem-se parte da rotina dos condôminos é um ponto a favor do condomínio.